关键词:
因公出境
业务流程再造
组织变革
再造评估
摘要:
CSXC单位作为国际交往较为频繁的组织之一,在我国船舶制造业走向世界,建设海洋强国的大背景下,因公出境(国)业务量逐年上升,单位外事管理工作随之而显得尤为重要。随着国家提出在新形势下进一步加强和做好外事管理工作,CSXC单位对外事管理工作要求也随之进一步规范,在此基础上重新审视CSXC单位原有的外事管理框架,特别是具体实施外事管理操作的因公出境业务流程,已不太适应上级部门对外事管理工作的要求。原有流程与相关人员的嵌合度不高,操作不流畅等主要原因造成CSXC单位外事管理的诸多矛盾。本文以业务流程再造理论,在国家外事管理制度框架下,提出对CSXC单位因公出境业务流程再造进行研究,目的使CSXC单位外事管理符合国家关于因公出境人员的出境管理规定,据此对原有流程进行再造,期待再造因公出境(国)流程能有效松解原因公业务流程给CSXC单位出访任务量的羁绊,提高工作效率。及时为出访人员办理出国出境手续,也为顺利承接业务订单打下扎实的基础,为中国船舶制造业走向世界创造了良好的条件。本文通过问卷调查、员工访谈等形式对因公出境业务流程进行定性和定量的研究,对办理现状及存在的主要问题的梳理,对标国家外事管理制度,以业务流程再造的理论和方法作为主要手段对其进行再设计,建立流程小组、分配外事员工作内容、减少相似环节,缩短办理时间;通过信息技术的建立,构建因公出境信息平台;在确保流程运行顺畅的基础上,实现多元化出境流程,使因公出境流程更加完整,运行更加流畅。研究表明,通过业务流程再造,结合信息技术的优势,能使申办人员明显感到出境办理速度的提升,不仅如此对提交材料等信息也由于信息化及外事员工作岗位内容优化,变得不再复杂;因公出境的业务流程也从原来的15项再造为10项环节,对大部分业务的绩效进行有效改进;流程再造区分了因公出境业务的流程重点,对外事员工作内容进行优化和重新分工、引导组织向扁平化发展,为构建因公出境业务流程新模式作了有益的探索。然而在流程再造实施中,流程推进导致的人员变动会使员工对再造过程产生不合作、抵抗甚至抵制的情绪,为此应通过高层领导的沟通、对实施员工进行培训,在流程再造的开始就确定用户和客户的参与度,以保证再造的顺利实施。本文通过研究认为因公出境流程再造,不再局限于部门内部,也不仅限于业务的动态过程,而是一项系统性的工程,需要从服务需求、结合国家因公出境相关管理规定确定再造目标、组织结构、制度保障、人力资源、信息技术等方面进行全局思考,新的流程需要在实施中进行检测,评估,不断调试,才能确认新流程是否与设定的再造目标一致。